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Bessere Mitarbeiterauslastung im IT-Geschäft: wie Sie durch die Optimierung der Einsatzplanung mehr verrechenbare Stunden erreichen

06. Juni 2013  

Die Rechnung ist einfach: Wenn ein IT-Unternehmen seine personellen Ressourcen nicht ausschöpft, entgehen ihm dadurch Umsätze. Eine Studie unter IT-Dienstleistern im Auftrag von Autotask hat interessante Ergebnisse in Bezug auf die Mitarbeiterauslastung hervorgebracht: Demnach geben knapp 74 % der Befragten an, dass sie mindestens die Hälfte des gesamten Arbeitsaufwands ihrer Mitarbeiter in Rechnung stellen können. 62 % sehen in Auslastungsraten einen entscheidenden Faktor für die Gesundheit ihres Unternehmens. Jedoch bewertet in derselben Studie knapp die Hälfte der Befragten ihre Fähigkeit, Daten zur Mitarbeiterauslastung, Rentabilität und zur Geschäftsentwicklung zu sammeln und auszuwerten, als bestenfalls durchschnittlich.

Wenn es darum geht, die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren, stellt die effektive Einsatzplanung die größte Herausforderung dar. 30 % der Befragten geben an, dass sie jeden Monat mindestens 21 verrechenbare Stunden verlieren, weil die Zuteilung von Aufgaben an ihre Techniker Defizite aufweist. Doch auch die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit erweist sich als Knackpunkt. Der Studie zufolge stellen 22 Prozent der IT-Dienstleister monatlich über 20 geleistete Arbeitsstunden nicht in Rechnung – ganz einfach deshalb, weil sie keine effektiven Methoden zur Zeiterfassung anwenden. Legen wir einmal einen Stundensatz von 75 Euro zugrunde: Wenn bei einem IT-Unternehmen mit 5 Mitarbeitern nur 10 Stunden pro Mitarbeiter nicht erfasst werden, bedeutet das bereits einen entgangenen Umsatz von jährlich 45.000 Euro – die problemlos hätten in Rechnung gestellt werden können, weil die Arbeit ja tatsächlich geleistet wurde. Dazu sei noch erwähnt, dass knapp zwei Drittel der Befragten einen höheren Stundensatz pro Mitarbeiter angeben – ihnen würde nach dieser Rechnung sogar noch mehr Gewinn entgehen.

Wir kennen den Geschäftsalltag von IT-Dienstleistern und wissen, dass die Zeit- und Einsatzplanung eine echte Herausforderung darstellt. Es ist nicht damit getan, auf die Frage, welcher Techniker gerade frei oder besonders geeignet für eine Aufgabe ist, eine passende Antwort parat zu haben. Kunde ist eben nicht gleich Kunde – und natürlich wollen Sie Ihre bestbezahlten Techniker mit der Betreuung besonders lukrativer oder strategisch wichtiger Kunden beauftragen. Wenn Sie eine intelligente Service-Plattform nutzen, können Sie Ihre Entscheidungen in Bezug auf Logistik und Zeitplanung zukünftig auf soliden Fakten aufbauen, Ihre Ressourcen bestmöglich im Blick behalten und zielgerichtet einsetzen.

Das führt am Ende dazu, dass Sie Ihren Umsatz steigern, Ihre Geschäftsbeziehungen vertiefen und sich für Ihre Kunden noch unverzichtbarer machen können. Dafür sprechen auch die Ergebnisse der Studie: IT-Dienstleister, die eine Professional Services Automation (PSA) Software nutzen, rechnen in der Regel höhere Stundensätze ab.

Die Erfolge, die eine Optimierung der Auslastungsraten mit sich bringt, liegen also auf der Hand und sind eindeutig messbar. Eine Business-Management-Plattform, die gezielt auf die Anforderungen von IT-Dienstleistern zugeschnitten ist, unterstützt Sie dabei, alle Daten zu erfassen, die Sie benötigen, um eine effiziente Einsatzplanung vorzunehmen und die Abrechnung geleisteter Arbeitsstunden erheblich zu vereinfachen. 


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