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Die 3 gravierendsten Fehler bei der Rechnungsstellung im Managed-Services-Geschäft

26. Juni 2013  

Viele IT-Dienstleister und Managed Services Provider behaupten stolz von sich, besonders schnell zu sein, wenn es darum geht, die Anfragen ihrer Kunden zu bearbeiten und deren Probleme zu lösen.

Vor diesem Hintergrund ist es umso erstaunlicher, dass sich viele IT-Dienstleister gerade beim Ausstellen von Rechnungen so viel Zeit lassen. Dabei kann es gleich mehrere Probleme mit sich bringen, wenn zwischen geleisteter Arbeit und Rechnungsstellung allzu viel Zeit verstreicht:

Ungenaue Rechnungen

Menschen haben einen entscheidenden Nachteil gegenüber Maschinen: Sie vergessen. Das betrifft auch die geleistete Arbeit – besonders dann, wenn bereits die nächsten Aufgaben anstehen.

So vergessen Techniker in IT-Unternehmen hier und da schon einmal, welche Art von technischen Problemen sie gelöst haben, welche Schritte dafür notwendig waren, und – vor allem – wie viel Zeit ein Issue genau in Anspruch genommen hat.

Die menschliche Eigenart, Details oft nur unzureichend im Gedächtnis behalten zu können, führt bisweilen dazu, dass bei der Rechnungsstellung manche Einzelheiten einfach „nach Gefühl“ angegeben werden. Dies resultiert in den seltensten Fällen in einer akkuraten Rechnung.

Dazu kommt, dass auch Ihr Kunde nach einer gewissen Zeit nicht mehr alle Details zu einem Issue im Kopf haben wird. Im schlimmsten Fall führt dies sogar dazu, dass er die Rechnung anfechten wird, was die Zahlung erheblich hinauszögern kann.

Ein schlechter Eindruck in Bezug auf Ihre Professionalität

Nehmen wir einmal an, Ihr Kunde sieht in Ihnen den am schnellsten reagierenden IT-Dienstleister der Welt, der mit atemberaubender Geschwindigkeit Probleme löst – kurzum, den sprichwörtlichen „Helden der Technik“.

Selbst dann wird er aus verspätet eingehenden Rechnungen Schlüsse ziehen. So könnte er sich denken: In diesem Unternehmen arbeiten großartige Techniker – aber keine guten Geschäftsleute.

Wer Rechnungen nicht zeitnah ausstellt, darf nicht erwarten, dass er zeitnah bezahlt wird. Eine verzögerte Rechnungsstellung gibt ein unvorteilhaftes Bild in Bezug auf Ihre Professionalität ab. Das möchte niemand gern an sich haften lassen.

Es geht um Ihre Liquidität

Ebenso riskieren Sie bei verspäteter Rechnungsstellung, dass Geld langsamer in Ihr Unternehmen fließt. Im schlimmsten Fall kann das sogar zu Liquiditätsproblemen führen – und zu damit verbundenen unangenehmen Gesprächen, die sie mit Ihren Zulieferern und Angestellten führen müssen. Und am Ende des Tages müssen schließlich auch Sie selbst Geld verdienen.

Fazit

Wenn Sie sicherstellen, dass alle Arbeitsstunden, die für Ihre Kunden geleistet werden, sowie alle Details zu einzelnen Tätigkeiten genau erfasst werden, bringt dies für Ihr Unternehmen entscheidende Vorteile. Nur so können Sie Ihre Rechnungen schnell und regelmäßig versenden. Noch dazu bleiben Ihre Rechnungen nachvollziehbar für Ihre Kunden. Das alles führt dazu, dass Sie schnell bezahlt werden und den Cash-Flow Ihres Unternehmens optimieren.

Eine ungenaue Erfassung der geleisteten Arbeit kann letztendlich auch eine inakkurate Rechnungsstellung zur Folge haben – dies wirft im schlimmsten Fall ein schlechtes Licht auf Ihre Professionalität und kann sogar Ihre Liquidität gefährden.


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