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3 Schritte: Wie lassen sich die Kosten für Managed Services optimieren?

24. Juli 2017  By Michelle Bournstein

Von Michelle Bournstein
Consultant bei CFS

Anmerkung: Dieser Blogbeitrag ist Teil einer Serie, in der Autotask Kunden zu Wort kommen. Die Ergebnisse und Best Practices wurden als erstes bei der Autotask Community Live in einer Präsentation vorgestellt. Der Inhalt dieses Blogs gibt die Meinung der Autorin/des Autors wieder.

Haben Sie Schwierigkeiten, die Kosten von wiederkehrenden Services festzulegen? Und sie profitabel zu kalkulieren? Damit sind Sie nicht allein. Viele Variablen bestimmen darüber, ob ein Service gewinnbringend ist oder nicht. In einer Einnahmen/Ausgaben-Rechnung alle diese Faktoren zu berücksichtigen, ist eine Herausforderung.

Kennen Sie das?

  • Sie haben einen Anbieter für Services bezahlt, aber der Kunde hat den Vertrag gekündigt
  • Ein Anbieter hat den Rechnungsbetrag erhöht, ohne dass sie es realisiert haben
  • Ein Mitarbeiter hat für einen Kunden ein Endgerät installiert, aber die Rechnung wurde nie rausgeschickt

Alle Szenarien haben eines gemeinsam: Kosten, die gar nicht oder mangelhaft dokumentiert wurden, haben ihren Gewinn aufgezehrt.

Fragen Sie sich: Nutze ich Autotasks Kapazitäten voll aus, um meine wiederkehrenden Umsätze zu managen? Bei der Autotask Community Live habe ich drei Schritte erläutert, um mit Autotask das Kostenmonitoring von Managed Services zu optimieren.

Schritt 1: Prüfen Sie Ihre Anbieter-Rechnungen im Detail und konfigurieren Sie Ihre Autotask Services für eine Übereinstimmung

Diese Konfiguration stellt sicher, dass Sie die richtigen Daten nutzen, wenn Sie Ihre Vertragspreise  festlegen, d. h. Angaben zu vertraglich vereinbarten Services. (Wichtiger Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Standard-Kosteneinheit haben für eine genaue Abrechnung.)

Die Konfiguration für detaillierte Services vereinfacht auch das Auditing, wenn Sie den Serviceumfang Ihres Anbieters mit dem vergleichen, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Am wichtigsten: Detaillierte Services ermöglichen es einer Quickbooks-Integration, mehrere Umsatz-Accounts zu einer Rechnung zusammenzufassen.)

Schritt 2: Prüfen Sie Ihre Managed Services-Verträge, ob jeder Service und Rechungsbetrag richtig abgedeckt ist

Listen Sie die individuellen Services auf, die Sie dem Kunden anbieten und gleichen Sie diese mit der Rechnung Ihres Anbieters ab. Stellen Sie sicher, dass die Kosten, die Ihnen Ihr Anbieter berechnet, mit den Einheiten auf der Liste übereinstimmt. Falls Sie nicht zusammenpassen, finden Sie heraus, warum. Passen Sie an (wo es nötig ist) und gleichen Sie mit der monatlichen Anbieter-Rechnung ab, um die Richtigkeit von Kosten und Umfang zu verifizieren. Ein Kunden-Auditing-Report wie dieser kann Sie bei diesem Prozess unterstützen:

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Schritt 3: Nutzen Sie Autotask, um Key-Informationen zu wiederkehrenden Services zu bekommen

Ein Bereich, wo Autotask-Nutzer einen großen Mehrwert haben, ist Trend Reporting – zum Beispiel Umsatz pro Kunde oder Gewinn pro Kunde. Sie können sich eine Übersicht anzeigen lassen für jeden Monat für Services und Abrechnungen. Wenn Sie Trend Reports nutzen, stellen Sie sicher, auch die Gesamtsumme zu vergleichen: Konnten Sie Ihre Ziele erreichen?

Wenn ein Umsatzmonat für einen aktiven Kunden nicht angezeigt wird, könnte das bedeuten, dass während des Abrechnungsprozesses ein Fehler aufgetreten ist.

Mit einem Gewinn-Report wie dem unten können Sie sicherstellen, dass Ihre Services profitabel sind und Probleme bei der Profitabilität identifizieren.

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Optimierte Kontrolle – immer zur Hand

Autotask bietet viele Optionen, um Ihre Kosten für wiederkehrende Umsätze optimal zu managen. Wenn Sie die Schritte befolgen, die ich in diesem Blog vorgestellt habe, profitieren Sie von diesen Vorteilen:

  • Alle Kosten bis ins Detail aufgeschlüsselt
  • Detailliertes Reporting als Input für die Gewinn- und Verlust-Rechnung für Managed Services
  • Genaue Informationen in Verträgen und Angeboten sowie Ergebnisse, wie profitabel ein Vertrag ist
  • Rechnungen, die alles beinhalten, um Informationen an Quickbooks weiterzugeben
  • Trends und Analyse-Reporting-Tools, um fehlende Daten und Unstimmigkeiten zu identifizieren
  • Adaptieren Sie einige oder ALLE diese Prozesse, um Ihren Geschäftserfolg zu unterstützen.

Michelle Bournstein ist Autotask Consultant und zertifizierte IT-Expertin bei CFS. Sie konzentriert sich vor allem auf Geschäftsprozesse, Systemkonfigurationen, Effizienzsteigerung und innovative Praktiken. Michelle liefert umfassenden Support, Trainings, LiveReport-Entwicklungen sowie greifbare, erfolgsversprechende Ergebnisse. Sie ist seit 16 Jahren Beraterin in diesem Bereich.


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