Clouddienstleister VS Qloud Solution halbiert die Bearbeitungszeiten seiner Tickets

Dank der PSA-Lösung von Autotask haben wir die Bearbeitungszeiten unserer Tickets halbiert.
Michael Marx, Geschäftsführer
VS Qloud Solution GmbH Villingen-Schwenningen, Deutschland
Die Herausforderung

Als Unternehmer wägt Michael Marx jede Entscheidung und Investition genau ab. 
Entsprechend intensiv hat er recherchiert, bis er die optimale PSA-Lösung für sein Unternehmen – die VS Qloud Solution GmbH – ausgewählt hat. Die Recherche hat sich gelohnt: Im Hinblick auf das Management der Geschäftsprozesse bezeichnet er Autotask heute als das „Herzstück“ seiner Firma. 

In Villingen-Schwenningen, einer Stadt mit 85.000 Einwohnern im Schwarzwald, ist Michael Marx Chef von vier Mitarbeitern. VS Qloud Solution hat sich als aufstrebendes Start-Up auf Cloud-Services spezialisiert. Zu den Kunden zählen vom Personaldienstleister mit 300 Mitarbeitern bis zur Gärtnerei mit 30 Angestellten Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe. 

Ende 2016 entschloss sich Michael Marx, eine PSA-Lösung für sein Unternehmen einzusetzen. In Bezug auf das Anforderungsprofil hatte er klare Vorstellungen: Die Lösung sollte automatisierte Prozesse, ein sehr gutes Service Desk, ausgereiftes CRM, Ticketing, Reporting sowie Skalierbarkeit bieten. „Die Herausforderung damals war es, eine PSA-Lösung zu finden, die alle Funktionen bietet und deren Einrichtung schnell und kosteneffizient. Wir hatten bis dahin bereits einige Tools getestet, die allerdings mit sehr hohen Implementierungskosten verbunden waren. Als Start-Up kann es einen durchaus vor Herausforderungen stellen, erst einmal 15.000 Euro für die Implementierung zu investieren“, beschreibt Michael Marx die damalige Situation. 

Die Lösung

Im Internet recherchierte Michael Marx verschiedene Lösungen – auch Autotask. Unter Branchenkollegen hatte die PSA von Autotask einen sehr guten Ruf, daher setzte Michael Marx sich mit dem Münchner Büro in Verbindung, um sich selbst ein Bild zu machen. Er vereinbarte einen Termin mit einem Mitarbeiter von Autotask, der ihm und seinem Team in einem Webinar die Funktionen der PSA-Lösung erläuterte. Autotask stellte VS Qloud Solution zudem einen Muster-Datensatz zur Verfügung. 

„Kurz vor Weihnachten 2016 haben wir Autotask dann bei uns implementiert“, so Marx. Noch heute ist er begeistert von der Schnelligkeit: „Nach vier Tagen konnten wir das System nutzen und bereits im Januar dann reibungslos das erste Ticket und die erste Rechnung für einen Kunden ausstellen.” Die Implementierung der RMM-Lösung Autotask Endpoint Management (AEM) war sogar nach zwei Tagen abgeschlossen. 

Positiv in Erinnerung geblieben ist Michael Marx auch der Kontakt mit Autotask: 
„Das Team von Autotask ist jung und dynamisch. Jeder weiß genau, wovon er spricht.“ 

Die Zusammenarbeit zwischen VS Qloud Solution GmbH und Autotask ist langfristig angelegt: „Uns war es wichtig, dass wir eine Lösung nicht einfach nur kaufen, sondern als Partner direkten Kontakt zum Hersteller haben.” 

Die Ergebnisse

Autotask erfüllt die hohen Erwartungen des IT-Dienstleisters: „Als Anwender profitieren wir von dem langjährigen Know-how von Autotask und den kontinuierlichen Investitionen in die Weiterentwicklung der Lösungen. Im Hinblick auf das Service Desk und die Ticketerstellung habe ich bislang kein besseres Tool gesehen. Dank Autotask konnten wir die Bearbeitungszeiten unserer Tickets von 5 auf 2,5 Minuten halbieren“, bestätigt Michael Marx.

Mit Autotask PSA und AEM kann der IT-Dienstleister zudem jeden Monat viel schneller reporten und abrechnen als früher. Das macht sich finanziell bemerkbar: „Einen Monat nach der Einführung haben wir allein bei einem Kunden 1000 Euro mehr Umsatz erzielt“, so Marx.

Bezüglich der Kundenkommunikation schätzt er vor allem die Optimierung der Transparenz und des Informationsflusses: „Wir können mithilfe der Widgets und Dashboards Informationen schnell und vor allem individuell visualisieren und unseren Kunden jederzeit alle für sie relevanten Informationen zukommen lassen.“